Waarop letten als je stopt met jouw bedrijf? (Back-ups)

Als je stopt met je onderneming zijn er verschillende zaken te realiseren om ervoor te zorgen dat alles goed wordt afgehandeld. Het uitschrijven bij de Kamer van Koophandel, belastingzaken in orde maken en bedrijfsgegevens, apps verzamelen om te verwijderen of bepaalde zaken juist bewaren.

Zie ook KVK voor meer informatie of via MKB Servicedesk voor meer informatie.

Wat dien je te bewaren als je stopt met jouw bedrijf.

Voor de belastingdienst dien je alles min. 7 à 10 jaar alles te bewaren. Stoppen met jouw bedrijf betekent dus niet alles verwijderen omdat je stopt. Alle informatie fysiek en het meeste digitaal dien je te blijven te bewaren voor het geval dit nodig is.

Back-ups behouden.

Voor de meeste ondernemers blijven je de komende tijd nog steeds betalen voor jouw zakelijke back-up voorzieningen of je gaat dit overzetten naar een extern systeem (bijv. Een NAS of andere cloud service).

Dit wordt vaak onderschat door ondernemers, ten allen tijden ben jij verantwoordelijk voor jouw gegevens. Maakt niet uit dat je gestopt bent met jouw bedrijf, het is belangrijk dat je deze gegevens versleuteld bewaard of zoals aangegeven je blijft waarschijnlijk jouw zakelijke back-up service langer gebruiken.

Waarom geen externe harde schijf?

Deze kan defect raken, tijdens een verhuizing misschien verplaatst vergeten of ze hebben geen versleuteling. Als iemand anders deze schijf in hadden krijgt hebben ze een schat van informatie.

Boekhoud pakket exporteren of blijven gebruiken.

Voor je boekhoud pakket geldt hetzelfde, als dit een fysiek programma is op jouw systeem dan is het raadzaam alles te exporteren. Als er iets met jouw systeem gebeurt ben je alles kwijt. Een zakelijke back-up oplossing had je ongetwijfeld al om dit maandelijks (al niet dagelijks te doen).

Afhankelijk van de kosten wil je alles exporteren of blijf je wederom jouw back-up oplossing langer gebruiken.

Klantendossiers en persoonsgegevens.

Als een ander bedrijf jouw klanten overneemt dan is het belangrijk dat alle gegevens worden overgezet op een veilige manier. Zodra het nieuwe bedrijf alle klantgegevens hebt kan je deze voor jezelf gaan verwijderen. Mits deze gegevens niet nodig zijn voor belastingzaken (bijv. facturen).

Worden jouw klanten niet overgenomen dan kan het zijn (beroep afhankelijk) dat jouw klanten graag alle informatie die je van ze hebt willen ontvangen. Dit is onder andere gebonden aan de AVG-regelgeving.

Ook hier is de kans groot dat je jouw bestaande back-up oplossing langer gaat gebruiken om dit af te ronden. Dit betekent ook dat je op enige manier gebonden blijft aan deze wetgeving omdat je deze persoonsgegevens nog steeds hebt.

Mailbox exporteren en bewaren.

Als bedrijf gaan er veel e-mails heen en weer en we verzamelen veel gegevens. Hier geldt hetzelfde als klantgegevens, in de meeste gevallen kan je de mailbox niet zomaar in een keer verwijderen in het geval deze informatie nog steeds nodig is.

Wederom is de kans groot dat je jouw bestaande back-up oplossing blijft gebruiken of de gehele mailbox exporteert (Voor Microsoft Outlook naar een PST-bestand.) Het is belangrijk dat je dit bestand versleuteld met een sterk wachtwoord en dat je meerdere kopieën maakt en deze mailbox en van tevoren even test om er zeker van te zijn dat ze werken.

Accounts en apps opzeggen.

Voor je bedrijf gebruik je verschillende apps, diensten en je hebt accounts bij webshops en verschillende leveranciers. Deze account die je allemaal te verwijderen, voornamelijk als deze apps of diensten klantgegevens hebben verzamelend.

Toen je begon met jouw bedrijf heb je een lijst bijgehouden van alle diensten (contracten) die je afneemt. Zodat je nu alles een voor een kan opzeggen, door deze lijst te gebruiken en te documenteren wat je het opzegt heb je ook bewijs dat het is afgehandeld die je kan bewaren bij jouw persoonlijk back-up voorziening.

Webhosting, domeinnaam opzeggen.

Op een gegeven moment ga je jouw website en domein opzeggen, voordat je dat doet is het belangrijk dat je alle diensten rondom jouw website hebt opgezegd. Als je bijvoorbeeld gebruik maakt van WordPress met verschillende plug-ins dan zijn er verschillende accounts van jouw bedrijf die ongetwijfeld persoonsgegevens hebben verzameld actief. Het is van belang om deze op te zeggen bij de betreffende bedrijven.

E-mail, cloud voorzieningen opzeggen.

Zoals aangegeven is de kan groot dat je deze diensten niet meteen kan opzeggen, het is raadzaam om ze een jaar nadat je stopt te blijven gebruiken om er zeker van te zijn dat je alles hebt afgerond. Mede om er zeker van te zijn dat je alles hebt opgezegd en dat je de back-ups van tevoren een paar keer kan testen voordat je de dienst stopzet.

Zakelijke telefoonnummer opzeggen.

Als je een apart zakelijk nummer hebt gebruikt is de kans groot dat deze gebruikt is voor 2 staps verificatie voor verschillende accounts. Het is belangrijk dat je voor deze diensten jouw telefoonnummer nog enige tijd actief blijft of omzet naar jouw persoonlijke telefoonnummer. Anders kan je tegen het probleem aankomen dat je op een gegeven moment niet kan inloggen bij een account of app.

Zakelijke systemen, apparaten weggooien of hergebruiken.

Je had ongetwijfeld een zakelijke computer, notebook en smartphone. Alle zakelijke gegevens om deze apparaten dien je te verwijderen als je van plan bent deze apparaten weg te gooien. (inleveren milieu straat.)

Op de eerste plaats wil je niet dat iemand jouw zakelijke informatie in hadden krijgt of klantgegevens. De meeste It partners bieden een service om deze systemen leeg te halen. Als je het apparaat bijvoorbeeld voor privé gaat gebruiken dan is het belangrijk dat deze opnieuw ingericht wordt voor privégebruik.

Wederom de meeste IT-partners bieden hier een service voor om er zeker van te zijn dat alles goed is geregeld.

Het belang van back-ups.

Of je nu stopt met jouw onderneming, een doorstart of gewoon lekker doorgaat back-ups zijn heel belangrijk voor je bedrijf. Een back-up is een kopie van alle e-mail, bestanden op een aparte locatie waar je niet in werkt. (Dus geen cloud opslag zoals Dropbox, OneDrive of iCloud.)

We verzamelen heel veel digitale gegevens, als je deze kwijt raakt zorgt voor problemen.

Er zijn verschillende manieren om een goede back-up te realiseren. Het belangrijkste is dat je met jouw IT-partner in gesprek gaat en ervoor zorgt dat alles goed is geregeld. Ook als je stopt met jouw onderneming zodat je alles met een gerust hart kan afronden.