Jouw werkplek begint bij een goede inrichting, een fijne basis.
Als Microsoft partner help ik voornamelijk met het inrichten van Microsoft 365 voor bedrijven. Mijn focus ligt voornamelijk aan de eindgebruikers kan om het werken met Microsoft 365 voor Bedrijven zo eenvoudig mogelijk te houden. Het is voor mij een stukje flow, dit komt eigenlijk door mijn liefde voor star trek.
Ze liepen er al met tablets rond, gebruikte normale werkplekken en in de persoonlijke ruimtes stond een kleine laptop. Ze konden rond lopen met alle gegevens bij de hand en al op elk systeem werken waar ze op dat moment waren. Toen was dat voor ons nog niet mogelijk maar tegenwoordig met diensten zoals Microsoft 365 voor Bedrijven maakt het eigenlijk niet meer uit.
We kunnen e-mails en bestanden lezen via onze smartphone of een tablet en heel prductief werken via een laptop of een computer. Je hebt helemaal de controle en flexibiliteit om te werken waar je wilt en met een apparaat wat jij prettig vindt. gewelidig!
Tegelijkertijd vindt ik het belangrijk dat je veilig online kan werken en de bijhorende tools krijgt om jouw apparaten te beschermen en jezelf te trainen.
Toch ontvang ik vaak vragen over de inrichting van Microsoft 365 voor bedrijven, meestal de kosten (hoort er ook bij natuurlijk) maar ook waarom deze kosten zo erg uit een lopen per bedrijf.
Hieronder de stappen ik doorloop met klanten voor een goede inrichting, ik hoop dat je hierdoor meer inzicht hebt in de werking van Microsoft 365 voor bedrijven. Maar ook dat je rondom de gehele inrichting voor jezelf op papier zet of je alles al hebt doorlopen.
Microsoft 365 voor bedrijven, inrichting en tarieven
Met Microsoft 365 voor Bedrijven biedt Microsoft een handig cloud pakket met de vertrouwde office apps, zakelijke e-mail, cloud opslag, Microsoft Teams en nog veel meer toeters en bellen. Het lijkt soms een beetje veel en andere denken dat het alle Microsoft office is in de cloud.
Ondertussen is Microsoft 365 voor bedrijven een dynamisch pakket en voor elke zelfstandige, klein bedrijf, MKB of groot Enterprise bedrijf de standaard geworden. Dit is ook niet zo gek Microsoft office is een vertrouwd pakket voor elke gebruiker en met verschillende cloud functies. Kan je werken op vrijwel elke locatie en veilig jouw bedrijf runnen. Het geeft een heleboel vrijheid en mogelijkheden voor jouw onderneming.
Om Microsoft 365 voor Bedrijven goed in te richten is het belangrijk om jouw eigen werkplek in kaart te brengen voor een goede inrichten.
In dit artikel gaan we een aantal stappen doorlopen en hopelijk heb je daarna een beter beeld van alle mogelijkheden en wat je zelf alvast kan doen om alles goed in kaart te brengen.
- Kies de juiste licentie
Microsoft 365 voor bedrijven biedt vrijwel voor iedereen mogelijkheden dit is heel mooi, het komt helaas ook met een nadeel. Er zijn verschillende licenties en ziet vrij snel de bomen door het bos niet meer. In de basis worden licenties toegewezen aan een gebruiker of een mailbox.
Een gebruiker: een persoon die Microsoft 365 voor Bedrijven gaat gebruiken.
Een mailbox: wordt alleen gebruikt voor e-mail verkeer (bijvoorbeeld een info@ e-mailadres.
Wat ga je als gebruiker allemaal doen met Microsoft 365 voor Bedrijven?
Voor de meeste gebruikers is het meestal het volgende: Een e-mailadres, agenda (hun [email protected]) een persoonlijk cloud opslag via OneDrive, Microsoft office apps voor online en de bijhorende apps op hun computer, notebook en mobiele apparaten. Tegenwoordig ook met Microsoft Teams.
Microsoft 365 standaard is meestal de meest gekozen licentie hiervoor.
Wat zijn dan de verschillen?
Naast deze basis biedt Microsoft 365 verschillende beveiligings mogelijkheden om jouw werkplek te beschermen. Het kan zijn dat je al beveiligings software gebruikt en daarom deze functies niet hoeft te kopen bij Microsoft of je wilt toch liever dat veel meer op een plek is geregeld en dan heb je een hoger pakket nodig.
Dit is niet alleen voor de beveiliging, dit kunnen ook telefonie mogelijkheden zijn zoals bellen met jouw vaste nummer in Microsoft Teams. Of je wilt bijvoorbeeld een vergaderruimte met uitgebreide audio, video vergaderingsmogelijkheden.
Je raadt het waarschijnlijk al, hier zit de kracht van Microsoft 365 voor bedrijven, waar je begint als zelfstandigen kan je als jouw bedrijf groeit ook middels Microsoft 365 voor Bedrijven veel voor jouw bedrijf realiseren.
- Microsoft 365 voor Bedrijven standaard en Premium
Microsoft 365 voor bedrijven standaard legt de basis voor je bedrijf er zijn echter een aantal zaken die je nog wel dient te regelen. Denk hierbij aan e-mail beveiliging, werkplek beveiliging en back-ups van jouw e-mail en bestanden.
Bestanden staan toch in de cloud ? Ja dit is een veel voorkomend misverstand. Een cloud opslag waar je in werkt is per definitie geen back-up van je bestanden. Microsoft biedt Microsoft 365 voor bedrijven aan als een service en is niet verantwoordelijk voor jouw e-mail en bestanden.
Daarom is het van belang dat je via een externe provider een back-up realiseer bijv. via Acronis of Dropsuite.
Het volgende onderdeel is werkplek beveiliging, elk apparaat in jouw organisatie van Windows, MacOS en Android hebben een zakelijk antivirus pakket nodig. Je mag geen consumenten pakketten gebruiken hiervoor, dit is mede vanwege de AVG en NIS2 regelgeving.
Als laatste is het uiteraard van belang dat je sterke wachtwoorden gebruikt, zoveel mogelijk 2 staps verificatie en regelmatig updates installeert op alle apparaten.
Dit zijn taken die je zelf kan realiseren of kan automatiseren, deze automatisering mogelijkheden zijn mogelijk met Microsoft 365 voor Bedrijven Premium. Uiteindelijk kost het onderhouden van jouw apparaten of controleren of alle medewerkers keuring in hun update installeren tijdrovend als je het iedere keer dient te controleren.
Dit is ook zon keuze hoe staat je er zelf in, sommige zelfstandigen zeggen ik regel het zelf en nemen daar de verantwoordelijk voor andere zeggen als het automatisch kan graag want ik houw het toch niet bij.
Hetzelfde geldt binnen een organisatie, hoe meer medewerkers des te meer onderhoud.
Wat kan je beheren met Microsoft 365 voor bedrijven standaard en premium?
Microsoft 365 standaard heeft mobiele beveiliging, hiermee kan je ervoor zorgen dat alle mobiele apparaten zoals Android telefoons, tablets, iPhone en iPads alleen toegang krijgen tot de werkbestanden als er een aantal beveiligings instellingen zijn ingeschakeld.
Deze onderdelen zijn onder andere:
- Versleuteling van het mobiele apparaat
- Een wachtwoord of pincode met 7 tekens
- Het apparaat wissen na een aantal verkeerde inlog pogingen
- Het apparaat vergrendelen na bijv. 15 min.
- Voorkomen dat gejailbreakte of geroote apparaten worden gebruikt.
Eigenlijk de basis om een mobiel apparaat te beveiligen zodat niet zomaar iemand anders toegang heeft tot het apparaat. Zou zonde zijn als iemand bij jouw bedrijfgegevens kan.
Microsoft 365 premium gaat een stap verder.
Met het premium pakket wordt het uitgebreid je kan naast mobiele apparaten ook Windows desktops, laptops, imacs en macbooks beheren. Dit is gelijk ook een stuk maatwerk, je bedrijf heeft misschien meer beveiligings vereisten of je wilt alles rondom updates veel meer automatiseren.
Of je wilt als eigenaar meer controle aangezien medewerkers thuiswerken en je kan niet altijd zien of ze alle beveiligings instellingen handhaven.
Dit is uiteraard maatwerk en raadzaam om te bespreken met een Microsoft Partner (bijvoorbeeld mij)
- Welke beveiligings maatregelingen heb je nog meer?
Naast de bescherming van jouw Microsoft 365 werkplek, denk hierbij aan e-mail, cloud beveiliging (ESET Cloud Office Security), werkplek beveiliging (Kaspersky KES Cloud) en zoals hierboven aangegeven het beleid rondom mobiele apparaten en systemen. Zijn er nog een aantal zaken om je bewust over te zijn.
- Gebruik op zoveel mogelijk plekken 2 staps verificatie (bijv. via de Microsoft Autenticator app.
- Gebruik sterke wachtwoorden of een wachtwoord manager (bijv. met Microsoft Edge)
- Versleutel systemen voor Windows met Bitlocker en Apple via filevault (anti diefstal zodat bedrijfsgegevens zijn versleuteld.)
Als je van start gaat met Microsoft 365 voor bedrijven, dan ga je automatisch gebruik maken van de Microsoft autenticator app. Met deze app beveilig je jouw Microsoft 365 omgeving met 2 staps verificatie.
Echter je kan deze app voor alle platformen gebruiken die 2 staps verificatie gebruiken. Handig op die manier heb je geen verschillende apps nodig, bovendien kan je via de Microsoft autenticator app back-ups maken van alle herstel codes indien jouw jouw telefoon kwijt raakt of wordt gestolen.
Microsoft Edge is de browser van Microsoft, beschikbaar op vrijwel elk apparaat en als je deze koppelt aan Microsoft 365 voor Bedrijven. Dan kan je eenvoudig jouw wachtwoorden op een centrale plek beheren.
Het versleutelen van systemen en apparaten is belangrijk om ervoor te zorgen dat bedrijfsgegevens niet zomaar toegankelijk zijn. Je voorkom hiermee dat deze gegevens niet zomaar op straat komen te liggen.
Naast deze beveiligings maatregelingen kan het zijn dat jouw bedrijf nog meer vereisten heeft omdat je veel gevoelige gegevens verzamelt of bijvoorbeeld beroepsvereniging vereisten.
Ook hier is het belangerijk om samen met een IT partner of vertegenwoordiger van de beroepsvereniging om tafel te zitten zodat je duidelijk in kaart hebt aan welke verplichtingen je dient te voldoen.
Microsoft 365 pakketten van Chi Computers
Werkplek beveiliging en back-ups zijn bij mijn Microsoft 365 pakketten al inbegrepen. Je hebt enkel de keuze tussen standaard en premium. Kortom beheer je zelf alle apparaten rondom updates of wil je het liever automatiseren.
Aansluitkosten voor het inrichten van Microsoft 365 voor Bedrijven.
Afhankelijk van het gekozen pakket betaal je aansluitkosten voor het inrichten van het pakket, bij Microsoft 365 standaard is dit uiteraard een stuk lager aangezien je er zelf voor kiest om jouw apparaten te onderhouden.
Kies je voor Microsoft 365 premium dan zijn deze kosten uiteraard hoger om ervoor te zorgen dat alles op de juiste manier wordt geïmplementeerd.
- Vast bellen voor je bedrijf of Microsoft Teams telefonie
Zoals aangegeven zijn er nog veel meer mogelijkheden, veel bedrijven maken gebruik van een zakelijk telefoonnummer om privé en werk gescheiden te houden. Of als je met meerdere medewerkers samenwerkt is het wel fijn als iedereen zijn eigen telefoonnummer heeft, eventuele met zakelijke simkaarten.
Denk hierbij ook aan bijv. desktop toestellen bij vaste werkplekken met een headset of een draadloze headset voor Microsoft Teams als medewerkers liever telefoneren via hun smartphone of notebook.
Alles om mobiel te kunnen blijven werken, deze functie is optioneel maar zeker iets om even bij stil staan.
- Beheer en ondersteuning
Zodra jouw Microsoft 365 voor bedrijven omgeving is ingericht heb je altijd een maand nazorg. Als er extra ondersteuning nodig is of toch vragen zijn rondom bepaalde handelingen.
Hierna kan je kiezen voor een service abonnement voor langdurige ondersteuning voor een lager tarief en het beheer van jouw Microsoft 365 omgeving. Anders betaal je gewoon het reguliere tarief.
- Systemen en mobiele apparaten
De aanschaf van nieuwe systemen en mobiele apparaten gaat wel vaker samen met de overgang van Microsoft 365 voor Bedrijven of je komt erachter dat niet alle systemen voldoende snelheid voor Microsoft 365 voor Bedrijven.
Voor systemen: min. I5 of ryzen 5 met 16GB werkgeheugen, 250GB SSD en Windows 10, 11 Pro
Voor MacOS: m1, m2 met 8gb werkgeheugen, 250GB SSD.
Mobiele apparaten: Android of iOS recent toestel zodat je langdurig updates ontvangt.
Mocht je een nieuw systeem nodig hebben dan kan je deze ook bestellen in mijn webshop.
- Cybersecurity training
De beveilging van je werkplek is belangrijk en het bijhouden wat je alle nodig hebt of om te voorkomen dat medewerkers per ongeluk niet op verkeerde links klikken kan je voorkomen met cybersecurity trainingen.
De meeste zijn eenmalige waardoor niet alles blijft hangen, bij mijn pakketten krijg je elke 6 weken een korte online training om je scherp te houden. Dit gaat gecombineerd met e-mail phising simulaties om je te helpen cyberweerbaar te worden en niet zomaar op elke link klikt.
Doordat je elke 6 weken een training kan volgen wordt het routine, hierdoor kan je jezelf blijven trainen en alert blijven.
Microsoft 365 voor bedrijven pakketten – Chi Computers
Zoals al eerder aangegeven krijg je bij mijn Microsoft 365 voor bedrijven pakketten al het meeste dat je voor je bedrijf nodig hebt zodat je eenvoudig en snel van start kan zonder je teveel zorgen te maken over de gehele inrichting.
Mocht je hier nog vragen over hebben stel ze gerust via de reacties of stuur een e-mail naar [email protected]
