Jouw werkplek in de cloud met Microsoft 365 voor Bedrijven

Elke werkplek is anders en de manier waarop jij werkt is uniek, je kan bepaalde onderdelen van Microsoft 365 voor Bedrijven gebruiken of bijvoorbeeld allemaal. Als je voornamelijk Windows systemen gebruikt dan is het raadzaam om alle onderdelen van Microsoft 365 te gebruiken voor een complete gebruikers ervaring.

Apple en/of chromebooks: het kan zijn dat niet alle apps voor deze systemen beschikbaar zijn of dat je enkel bepaalde Microsoft apps wilt gebruiken. Bijv. je wilt wel Microsoft office gebruiken maar bestanden opslaan via Google Drive of Apple icloud.

Als je begint met Microsoft 365 voor bedrijven dan kiezen de meeste voor de standaard licentie (€ 12,50 per maand per gebruiker). Elke gebruiker krijg met deze licentie een zakelijk e-mailadres met 50GB opslagruimte, 1TB OneDrive (voor eigen gebruik), 5 licenties voor Microsoft office (gebonden aan de betreffende gebruiker, deze licentie kan je niet delen met iemand anders binnen je organisatie. Online vergaderen met Microsoft Teams en samenwerken in gedeelde teams mappen.

Een goede back-up is het halve werk

Microsoft levert de hardware van deze service en indien er bestanden kwijtraken of verwijderd worden blijven deze 14 a 30 dagen bewaard in een prullenbak. Het is aan jouw als zelfstandigen of bedrijf om een back-up te maken van je bestanden in de cloud. Dit kan op 2 manieren via een Cloud back-up systeem of een Synology NAS.

Met een cloud back-up gaat alles vrij makkelijk automatisch en je betaalt maandelijks een vast bedrag per maand per gebruiker. (een dubble cloud back-up is vanaf €30,- per maand , per gebruiker.)

Een synology NAS is een eenmalige aanschaf, deze netwerkschijf plaats je op een veilige plek en download wekelijks een back-up van je bestanden. In tegenstelling tot een cloud back-up waarbij je de service huurt dien je zelf de Synology NAS te onderhouden (software updates, controleren of back-ups goed gaan en op een gegeven moment de harde schijven vervangen. (vanaf € 599,-)

Voorkomen is beter dan genezen met Kaspersky endpoint security

Daarna ga je aan de slag met de beveiliging van jouw werkplekken van e-mail, cloud opslag, systemen en mobiele apparaten. Elke apparaat en onderdeel van je organisatie vereist bescherming om jouw bedrijfsgegevens te beschermen. We noemen dit endpoint beveiliging, je kan bijv. kiezen voor Kaspersky endpoint security met Microsoft 365 beveiliging of een andere endpoint beveiliging.

Hieronder elk onderdeel nogmaals toegelicht met een aantal filmfragmenten.

Microsoft 365 licenties

Elke gebruiker of mailbox heeft een geldige licentie nodig binnen Microsoft 365 voor Bedrijven. Met een Microsoft 365 licentie krijgt een gebruiker of mailbox bepaalde mogelijkheden.

Bijv. een mailbox (kan een [email protected] zijn) gebruikt een e-mail licentie, met e-mail licentie kan je e-mails ontvangen en versturen.

Een gebruiker heeft bijv. een Microsoft 365 standaard licentie (meest gekozen), Hiermee kan de betreffende gebruiker e-mails versturen, ontvangen. Een gedeelde mailbox en of agenda beheren, Microsoft office installeren en gebruiken. Via Microsoft Teams kan je online vergaderen en samenwerken in documenten en deze onder verdelen in groepen (zoals afdeling Administratie, Servicedesk en markting.)

E-book aan de slag met Microsoft Teams (downloaden)

Bij het inrichten van Microsoft 365 voor Bedrijven is het belangrijk dat elke gebruiker de juiste licentie krijgt. Als een gebruiker geen of de verkeerde licentie heeft hebben ze bijv. geen toegang tot bepaalde mappen of functies binnen Microsoft 365 voor Bedrijven.

MFA 2 staps verificatie

Met 2 staps verificatie gebruik je de Microsoft authenticator app of je ontvangt een sms code als je inlogt bij Microsoft 365. Je beschermt hiermee jouw e-mail en bestanden in het geval jouw wachtwoord bekend is bij een hacker of door malware is gedeeld.

Als je geen 2 staps verificatie wilt gebruiken, maak voor jezelf en jouw medewerkers sterke wachtwoorden. Met min. 8 a 10 tekens, speciale tekens zoals !@#$ en cijfers.

Acronis Cyber Protect en Dropsuite cloud back-up

Als je bestanden verwijdert in Microsoft 365 voor Bedrijven (OneDrive of bijv. een Teams site) dan worden deze bestanden 14 a 30 dagen in de prullenbak bewaart en daarna verwijdert. Ook als bestanden worden verwijderd door malware of een gebruiker die ze per ongeluk heeft verwijderd kunnen ze vrij snel verloren gaan.

Met een cloud back-up wordt er dagelijks een kopie gemaakt van jouw gehele Microsoft 365 omgeving naar een aparte cloud locatie (voor ons Microsoft servers in Europa).  Acronis bewaart de back-up in Duitsland, Dropsuite in Ierland, bestanden blijven hiermee binnen Europa. (Kosten: € 30,- per gebruiker, per maand)

Synology NAS

De meeste zelfstandigen en bedrijven vinden het prettig als hun data ook lokaal wordt bewaard. Hiermee voldoe je ook aan de 3-2-1 back-up regel. Een Synology Nas is een netwerk hardeschijf die je aansluit op het internet. Met active back-up voor Microsoft 365 download de Nas wekelijks een kopie van jouw Microsoft 365 omgeving. (kosten vanaf € 599,-)

Kaspersky endpoint security

Naast het beveiligen van jouw Microsoft 365 voor Bedrijven omgeving is het belangrijk om jouw werkplek(en) en mobiele apparaten te beveiligen. Kaspersky endpoint security is een praktisch oplossing om elk apparaat te voorzien van antivirus beveiliging.

Met Kaspersky endpoint security blijf je eenvoudig compliant voor de AVG regelgeving.