Hoe kan je het beste een back-up maken van je e-mail en bestanden ?

31 maart was wederom de nationale back-up dag, tijdens deze dag wordt er extra aandacht besteed aan het maken, onderhouden van back-ups. Denk hierbij aan back-ups van je persoonlijke bestanden, zakelijke bestanden of e-mail

Hoe maak je een back-up van al je bestanden ?

Ondertussen vliegt onze data over het web, van social media, e-mail, via de cloud en natuurlijk je computer, notebook en smartphone. Ik krijg nog steeds vaak de vraag wat is nu eigenlijk een handige back-up Dus ik dacht das een leuk moment om daar een uitgebreid blog over te schrijven. Laten we beginnen met e-mail, we e-mailen wat af tegenwoordig en we bewaren steeds meer e-mails veel langer dan voorheen. Denk bijv. aan facturen die je krijgt of belangrijke communicatie met een klant die je graag wilt bewaren.

Archiveer e-mails die je belangrijk vind.

Er zijn 2 handige manieren om te archiveren, Je kan eenvoudig een submap aanmaken in je e-mail om belangrijke e-mails in op te slaan. Als je gebruik maakt van Microsoft Outlook. Dan klik je met de rechtermuis knop op het postvak in en klik op nieuwe map. Geef de map een naam en er verschijnt een extra map onder het postvak in. Stel dat je deze klant dossier noemt, onder deze map kan je extra sub mappen met de namen van jouw klanten maken die je graag wilt bewaren. Verplaats de e-mails van je postvak in naar deze mappen.  Zo dat ruimt je postvak alweer lekker op en alle belangrijke e-mails van klanten zijn netjes geordend.

Een 2e methode voor e-mails die je wel wilt bewaren, maar niet per se hoeft te ordenen kan je makkelijk archiveren. Als je een e-mail aan klikt in Microsoft Outlook verschijnt de knop archiveren. E-mails worden dan gearchiveerd in de map Archief. Ruimt ook weer lekker op.

Microsoft outlook archiveren

Back-up voor je e-mail

Je kan zelf een back-up maken van je e-mail door te navigeren in Microsoft Outlook naar Bestand > openen > importeren, exporteren > naar een bestand exporteren > Outlook bestand .pst > selecteer het betreffende postvak en klik op exporteren. Er wordt nu een back-up gemaakt van je e-mailaccount met alle e-mails in Mijn documenten > Outlook bestanden. Als deze back-up klaar is het natuurlijk belangrijk dat je deze back-up ergens gaat opslaan, waar deze veilig is opgeslagen. De meeste gebruiken hiervoor een extern opslagmedium zoals een externe harde schijf.

Is dit handig ?

Het nadeel van deze methode is dat je jezelf eraan moet herinneren om een back-up te maken van je e-mail en als je een externe harde schijf gebruikt. Kan je het beste 2 harde schijven gebruiken voor het geval dat en deze versleutelen met een wachtwoord. Dit is wel de goedkoopste oplossing, alleen niet zo praktisch. Een keer vergeten de back-up te maken en je zal dan net zien dat er iet fout gaat.

Een online back-up voor je e-mail

Een praktisch oplossing is bijv. Skykick, Skykick is een cloud back-up voor office 365 en als je jouw e-mail host via Microsoft Office 365 dan kan je hier eenvoudig van gebruik maken. Skykick maakt automatisch dagelijks een back-up van je e-mail in een gescheiden cloud opslag.

Maar ik wil mijn back-up data ook lokaal hebben staan ?

Mijn klanten geven wel vaker aan dat ze het wel prettig vinden als hun back-up data ook lokaal beschikbaar is. Voor sommige bedrijven is  het zelfs verplicht wegens vereisten van de AVG wetgeving. Met een synology NAS ( Netwerk hardeschijf ) kan je dagelijks jouw e-mail back-up downloaden vanuit de cloud. Das een mooie bonus, als je bijv. gebruik maakt van Skykick met een Synology NAS heb je automatisch 2 back-up systemen die dagelijks een back-up van je e-mail realiseren. Het enigste wat jezelf hoeft te doen is maandelijks even controleren of alles naar behoren wordt geback-upt. Of uitbesteden aan je favorieten ICT mannetje.

Een back-up realiseren van je bestanden.

Een back-up maken van je bestanden bijv. mijn documenten, mijn afbeeldingen, Video’s en muziek kan je op dezelfde manier realiseren via een Externe harde schijf. Ook hier geldt je moet jezelf eraan herinneren en bij voorkeur 2 schijven gebruiken. Wederom geeft deze methode gedoe, als je het een keer vergeet dat is er ellende.

Handig om te werken vanuit de cloud.

Tegenwoordig weten we vrijwel allemaal hoe de cloud werkt, via een cloud opslag zoals Microsoft OneDrive, Google Drive of iCloud zijn onze bestanden overal beschikbaar op jouw systemen, mobiele apparaten. De meeste van ons zijn allang over en werken vanuit een cloud opslag.

Maar…

Als je gebruik maakt van een cloud opslag dan heb je nog geen back-up van deze bestanden. Dit weten vele niet, we gaan er vanuit als ik mijn bestanden opsla in de cloud dan heb ik een back-up. Zolang je de bestanden niet verwijdert, of zolang een van je medewerkers het niet per ongeluk verwijdert. Zullen deze bestanden altijd in de cloud blijven staan. Tenzij je een virus hebt op je computer of via een hacker je inloggegevens verstuurt hebt is de kans groot dat deze bestanden worden verwijdert en dat is vervelend. Als bestanden worden verwijdert komen deze bij de meeste providers eerst een aantal dagen in een prullenbak en pas daarna worden ze definitief verwijdert.

Voorkomen is beter dan genezen

Ook hier kan je met Skykick en / of Synology Nas een automatische back-up realiseren van je bestanden. Net zoals met het voorbeeld van e-mail, maakt skykick automatisch een back-up van je cloud omgeving (Office 365) en slaat deze in een apart datacenter (cloud) op. Met een Synology nas kan je wederom dagelijks een back-up downloaden van je cloud omgeving (Office 365) die lokaal wordt opgeslagen.

Eindconclusie

De digitale wereld en computers zijn leuk, voorkomen blijft beter dan genezen of in dit geval een computer crash. De oplossing die ik hier beschrijf werkt het beste met Office 365, zo zijn er nog meer oplossingen die je kan helpen met het realiseren van een back-up. En natuurlijk als je er niet zeker van bent wat het beste bij je past. Stuur me gerust een bericht ik help je graag.

Handig om te weten

De meeste voorkomende oorzaak van data verlies komt door een virus, malware of een hack. G-Data antivirus heeft een speciale cloud beveiliging die je hiervoor kan beschermen en helpen om je data te waarborgen.

 

Delen:

Vorig bericht
Office 365 voor Mac is beschikbaar in de Mac App Store
Volgend bericht
2 staps verificatie voor office 365 voor bedrijven

Gerelateerde berichten

No results found

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Fill out this field
Fill out this field
Geef een geldig e-mailadres op.

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.

Menu