Structuur met een duidelijk indeling of een chaotisch rommeltje, hier weten we alles van. Voorheen als ik bijv. kleding nodig had kocht ik bepaalde kleding tijdens de uitverkoop bijv. tijdens een winteropruiming. Deze kleding kon ik goedkoop in slaan en voor de volgende keer heerlijk dragen. Maar ja die berg je ergens op en als ik het nodig heb waar heb ik het dan gelaten ??.

Daar ben ik maar snel van afgestapt, tenslotte kwam te vaak voor wanneer ik de betreffende kleding ging dragen deze toch niet meer mooi te vinden of ik paste het niet meer. Kortom tijd voor een opruiming en alles op orde, zoiets als effectief werken. Klinkt eng… en zo gaat het ook met onze data.

Waar slaan we onze data op

Hetzelfde als mijn kleding ging het voorheen precies zo met mijn data, zo’n grote prioriteit had het niet en om het half jaar maakte ik een back-up op een externe harde schijf. Tot ik deze een keer zo goed had opgeruimd waardoor ik geen idee meer had waar deze was gebleven. Dat was minder handig…, tot de dag van vandaag geen idee.

En voor je onderneming is het helemaal een grote verplichting om dit soort zaken goed te realiseren. Waarna ik uiteindelijk ben overgestapt naar een online back-up via OneDrive in het office 365 voor bedrijven premium pakket. Voor een klein bedrag per maand krijg ik een extra map op mijn systemen en als dat ik hierin op sla wordt automatisch opgeslagen in de veilige Europese cloud van Microsoft. Geweldig want 2 weken later ging mijn harde schijf stuk, volgens de fabrikant ja sorry fabrieksfout. Alstublieft hier heeft u uw nieuwe harde schijf, Uhm ja en bedankt.

Prachtig plus punt een keer OneDrive aanmelden en alle data stond precies weer waar ik het had achtergelaten.

Online back-up to the rescue

Speel nu het superman thema af… ja want zo voelde het helemaal zorg vrij. Aangezien alle gegevens eigenlijk waren gered terwijl mijn harde schijf ermee op was gehouden en ook heel logisch het is ook maar elektronica het kan kapot gaan. En als we ons laten besturen door dit soort falen geeft veel te veel stress. Dat moest maar niet, zeker niet rondom bedrijfs gegevens.

Mappen structuur indelen van je online back-up

Ja leuk dat alles weer terug is, maar toen kwam ook de realisatie mijn mappen structuur mag ik weleens opruimen en structureel aanpakken. Dit werd ook nogal een georganiseerde chaos, hierin kon ik zelf alles wel vinden. Maar voor mijn collega’s was dat een drama, dus zijn we alles centraal gaan organiseren. We kwamen met een interessante conclusie, we konden niet meer op deze manier samenwerken.

Opnieuw indelen

In onze organisatie werken we in 3 hoofdstructuren, administratie, algemeen en sales. Echter daarin was het nogal een rommeltje en met z’n alle werken vanaf een cloud leek ons niet meer zo handig. Dus besloten we om Dropbox voor Bedrijven erbij te gaan gebruiken. Onze bestaande hoofdstructuur hebben we overgezet in 3 gescheiden dropbox voor bedrijven accounts met daarin onze team mappen.

Dit scheelde een heleboel gedoe, we konden nu ook onze boekhouder en ikzelf als eigenaar toegang geven tot de administratie in een gescheiden cloud. Dit vond de boekhouder wel erg prettig, stel je wel voor dat een medewerker per ongeluk de rechten krijgt voor de administratie afdeling en daarin aanpassingen gaat maken. Bovendien konden we nu deze administratie team map volledig afschermen van mobiele apparaten en het risico dat iemand per ongeluk via een mobiel apparaat bij deze gegevens kon was gelijk opgelost. Of als een mobiel apparaat gestolen zou worden wisten we 100 % zeker dat ze niet bij deze gegevens konden komen.

Teammappen in de verkenner en in de finder

Elke medewerker kan via hun eigen systemen aanmelden via de Dropbox app en automatisch worden de teammappen toegevoegd aan de verkenner (Windows) of finder (Apple). Alleen de teammappen waarmee deze medewerker is verbonden worden automatisch toegevoegd. Zo kan iedereen werken in de mappen waarin ze horen te werken.

OneDrive specifiek voor de medewerker.

We gebruiken nog steeds OneDrive echter nu meer als opslag voor onze eigen ideeën en het uitwerken van projecten waarmee we bezig zijn. Zo kunnen we nog steeds heerlijk rommelen in onze eigen persoonlijke cloud. (dit valt toch niet te vermijden) En alles rondom de organisatie hebben we duidelijken afspraken gemaakt wanneer deze in de team mappen van Dropbox worden opgeslagen. Hiermee behouden we een duidelijk structuur en waarborgen we alle gegevens.

Alles dan maar in de cloud

Niet iedereen en wij ook niet van het prettig als alles gegevens in de cloud rond zweven. Er is tenslotte een leverancier verantwoordelijk voor jouw gegevens binnen hun normen en voorwaarden. Met deze reden maken wij ook gebruik van een Synology NAS die wekelijks een back-up maakt van onze persoonlijke cloud opslag ( per medewerker ) en onze team mappen. Deze Synology NAS (netwerk harde schijf) hebben we op een veilige plek geplaatst waardoor als er iets mocht gebeuren we deze data ook lokaal kunnen benaderen. Een stukje zekerheid just in case.

Handige checklist en stress-test rondom jouw back-up

We hebben een hele simpele checklist zodat je zelf kan nagaan of jouw back-up aan alle eisen voldoet. (en met eisen bedoelen we jouw eisen) Daarbij een handige stress-test hoe meer gestrest je raakt rondom jouw data en de back-up hoe meer je nu al niet zo snel mogelijk in beweging hoort te komen om dit soort zaken te realiseren. Iets meer chi en flow in je leven doet immers wonderen.

Checklist back-up zakelijk gegevens

1. Heeft jouw bedrijf een dubbele of het liefst drie dubbele back-up gerealiseerd rondom belangrijk bestanden ? (denk als eerste aan je administratie, tenslotte 7 jaar bewaren)
   Antwoord: ( Ja / Nee )
2. Nogmaals vraag 1, 7 jaar bewaren !!
3. Facturen krijgen we vrijwel allemaal digitaal, deze dien je ook 7 jaar te bewaren. Heb je een e-mail archief of een dubbele en het liefst drie dubbele back-up ?
   Antwoord ( Ja / Nee )
4. Als je al een online back-up gebruikt voldoet deze aan de wettelijke eisen rondom beveiliging ?
   Antwoord ( Ja / Nee )
5. Je computer crasht vanwege een virus, heb je een 2^e systeem waarmee je direct kan werken ?
   Antwoord: ( Ja / Nee )

Score stress test:

5x nee: punten 0 heel erg gestrest
3x nee: punten 5 beetje gestrest
5x ja: punten 10 Volgens mij ben je een zen meester

Antwoorden en inzicht rondom checklist back-up zakelijke gegevens

1. Als je data opslaat lokaal op je computer en in de cloud dan heb je al een dubbele back-up, de combinatie om jouw data wekelijks automatisch te laten synchroniseren op bijv. een Synologie NAS geeft je een drie dubbele back-up en extra zekerheid.
   Extra: Wanneer je belangrijke bestanden opsplitst in verschillende clouds, geef jezelf extra zekerheid bijv. zoals wij het hebben gerealiseerd via OneDrive en Dropbox voor bedrijven.
2. Administratie gegevens zijn belangrijk, het is raadzaam om gebruik te maken van bovenstaande drie dubbele back-up. Daarnaast bieden bekende online boekhoud programma’s zoals Informer online de mogelijkheid om ook via hun facturen en bonnen up to loaden via hun online back-up. Hiermee heb je er zelfs nog een extra cue superman theme.
3. De meeste e-mailboxen zijn 2 a 5 GB en lang niet meer genoeg, Via Microsoft en hun hosted e-mail oplossing exchange online krijg je 50 GB opslagruimte en je kan automatisch archiveren.
4. Dropbox en OneDrive maken gebruik van 256-bits AES- en SSL/TLS-versleuteling om jouw data te versleutelen en te beschermen niet elke cloud provider biedt deze bescherming. Meestal terug te vinden in de prijsverhouding.
5. De mobiele werkplek is helemaal hip en dat is hartstikke leuk, echter is het voor een organisatie een must have. Eindgebruikers maken fouten, een ongelukje zit in een klein hoekje producten zoals office 365 en Dropbox geven je de mogelijkheid om te werken op meerdere apparaten. Een computer, een laptop en een smartphone voor een medewerker of voor jezelf als ZZP’er is de beste investering voor je bedrijf. Je wilt niet afhankelijk zijn van maar een apparaat.

Nawoord: Online back-ups en back-uppen in z’n algemeen.

We leven in een wereld met veel data, voor zakelijke gebruik is het heel belangrijk dat deze gegevens veilig worden bewaard. Het daarom raadzaam om zorgvuldig voor je bedrijf om samen met je medewerkers hiervoor een duidelijk plan te maken, duidelijk mappen structuur en uiteraard zorgvuldig alle back-up mogelijkheden realiseren.

Uiteraard vinden we daar wat van via onze Chi Cloud werkplek zijn deze zaken al voor je gerealiseerd, of bekijk eens onze online back-up mogelijkheden via Dropbox voor bedrijven.

Mocht je nog vragen hebben stel ze gerust of start een Facebook chat met ons over jouw online back-up.