Aanbevolen back-up strategie voor zelfstandigen en bedrijven.

Het hebben van goede back-ups is vandaag de dag heel belangrijk. E-mails of bestanden die verloren gaan is heel vervelend of als je te maken krijgt met ransomware waardoor hele documenten bibliotheken worden versleutelt.

Het vervelende is dat het werk stil komt te liggen of dat je bepaalde bestanden definitief kwijt kan raken en dit willen we zoveel mogelijk voorkomen.

Allereerst wat is een back-up?

Een back-up is een kopie van jouw e-mail en bestanden opgeslagen op een externe locatie waarin niet wordt gewerkt. Veel mensen denken nog steeds dat werken in de cloud met Microsoft 365 voor Bedrijven, Google workspace of andere cloud diensten ervoor zorgt dat je automatisch een back-up hebt van alle gegevens.

Dit is echter niet waar, een cloud service biedt de mogelijkheid om jouw e-mail en bestanden te synchroniseren op verschillende apparaten zodat je flexibeler kan werken en eenvoudig bestanden kan delen met het gehele team.

Deze bestanden wordt continue gesynchroniseerd en in gewerkt. Met die reden is het geen back-up!

Gedeelde verantwoordelijkheid van een cloud providers.

Coud providers zoals Microsoft met Microsoft 365 voor Bedrijven maken wel een back-up om hun uptime garantie te waarborgen. Er wordt van alle gegevens die je opslaat in de Microsoft cloud een kopie gemaakt en opgeslagen in ander data center.

Als er iets misgaat met de cloud server, schakelt het systeem over naar de andere server. Hier merk je vrij weinig van en zorgt ervoor dat je kan blijven werken alsof er niks aan de hand is. Deze vorm van back-up is enkel voor Microsoft om te voldoen aan hun uptime garantie. Dit geldt tevens ook voor andere cloud providers.

Je bent zelf verantwoordelijk voor een goede back-up van jouw e-mail en bestanden.

Hoe maak je een back-up van Microsoft 365 voor Bedrijven?

Als je alleen werkt met Microsoft 365 voor Bedrijven en je slaat e-mail en bestanden verder niet op in een andere cloud opslag of op systemen dan is de snelste oplossing een cloud back-up service.

Met een cloud back-up service gebruik je een 3^e partij dienst zoals Acronis, Dropsuite, Skykick of Synology C2 back-up. Je huurt aparte back-up cloud opslag op hun servers en dagelijks wordt er een back-up gemaakt van jouw gehele Microsoft 365 voor Bedrijven omgeving.

In deze cloud back-up opslag wordt niet in gewerkt en alles wordt opgeslagen op een andere server. Nu spreken we over een back-up van jouw bedrijfsgegevens.

• Een cloud back-up service is eenvoudig in gebruik.
• Herstellen van e-mails en bestanden gaat erg snel
• Een cloud back-up service is op de lange termijn duurder dan bijv. een Synology NAS of een andere back-up met eenmalige investering.

Hoe maak je een back-up die je lokaal op kantoor kan bewaren? (Synology NAS)

Veel bedrijven vinden het belangrijk om hun back-up fysiek op locatie te hebben. Voor sommige bedrijven is wettelijk verplicht, maar het is ook voor het gevoel dat jouw bedrijfsgegevens binnen handbereik zijn mocht er iets gebeuren.

Dit kan bijv. met een Synology NAS met actieve back-up voor Microsoft 365 voor Bedrijven. Het is hetzelfde idee als een cloud back-up service, alleen de fysieke mini server staat bij jouw op locatie die dagelijks of wekelijks een back-up maakt van alle bedrijfsgegevens.

Je betaalt eenmalig voor de Synology NAS er zijn geen maandelijks kosten aan verbonden, echter het apparaat heeft regelmatig onderhoud nodig. Je bent zelf verantwoordelijk voor de beveiliging en het testen van jouw back-up oplossing.

Dit betekent dat elke maand verschillende controles moeten worden uitgevoerd om de data op de Synology NAS te waarborgen. Als je dit niet doet kan het voorkomen als je de back-up nodig hebt deze niet werkt.

Als je zelf niet de technische kennis hebt voor het onderhoudt van de Synology NAS heb je een It-Partner nodig die dit voor je doet. Hierdoor zijn er wel weer extra kosten.

Hoe snel kan je back-ups herstellen?

In noodgevallen dat je de back-up nodig hebt om zo snel mogelijk e-mails en bestanden te herstellen is een cloud back-up service over het algemeen sneller. Omdat de cloud to cloud servers direct met elkaar kunnen communiceren om e-mails en bestanden te herstellen.

Als je gebruik maakt van een Synology NAS kan dit langer duren.

Het is belangrijk om hier stil bij te staan als je back-ups realiseert voor jouw bedrijf. Problemen die ervoor zorgen dat je niet kan werken kost uiteindelijk geld of als door ransomware systemen en bestanden niet toegankelijk zijn wil je dit zo snel mogelijk herstellen zodat iedereen weer verder kan werken.

Back-ups maken van computers en notebooks.

Naast back-ups van e-mail en bestanden kan je een back-up maken van jouw gehele computer of notebook. Als jouw computer of notebook niet meer goed werkt door verkeerde handelingen, een verkeerde update of helaas daar is ie weer ransomware.

Dan kan je met een computer, notebook back-up jouw systeem herstellen naar een vorige configuratie bijvoorbeeld een paar dagen geleden. Deze vorm van back-ups wordt voornamelijk gebruikt als het opnieuw installeren van een systeem te lang zou duren of geen optie is.

De aanbevolen back-up strategie voor zelfstandigen en bedrijven.

Zorg altijd voor meerdere back-ups, wees niet afhankelijk van een back-up systeem. Met die reden kan je het beste gebruik maken van een cloud back-up service (bij voorkeur 2) en een Synology NAS op kantoor.

1. Een cloud back-up service is de eenvoudigste en de snelste manier op ervoor te zorgen dat je dagelijks een back-up hebt van jouw e-mail en bestanden.
2. Better 2 dan 1, het kost maandelijks wel meer met 2 cloud back-up service diensten. Echter als medewerkers zelf bestanden mogen herstellen en per ongeluk verkeerde handelingen uitvoeren kunnen er problemen ontstaan. Met een 2^e cloud back-up service is er een extra back-up om dit soort problemen te voorkomen.
3. Een Synology NAS op kantoor, het is wel zo fijn om fysiek jouw data binnen handbereik te hebben. Zorg ervoor dat je met jouw IT-Partner duidelijk afspraken maakt over het onderhoud van de Synology NAS.

Leden pakket start: Werkplekbeveiliging en back-ups.

In het leden pakket start krijg je 2 cloud back-ups en je kan kiezen voor een Synology NAS als lokale back-up bij jouw op kantoor. Op deze manier heb je een efficiëntie back-up oplossing voor jouw bedrijf.