Super leuk dat je besluit om over te stappen naar Microsoft 365 voor Bedrijven. Om je hiermee te helpen heb ik deze handleiding gemaakt. Als je na het lezen van deze handleiding toch zoiets hebt dit is me allemaal teveel om alleen te doen. Maak gerust een afspraak met me en dan help ik je met instellen.

Om Microsoft 365 voor bedrijven in te stellen is het belangrijk om van te voren te inventariseren.

• Hoeveel e-mailadressen heb je nu ?
• Hoeveel gebruikers heb je binnen je organisatie ?
• Welke apparaten gebruik je (denk aan je computer, laptop, tablet en mobiel.)
• Welke beveiliging en back-up mogelijkheden gebruik je momenteel.

E-mailadressen en gebruikers

Microsoft 365 ziet e-mailadressen en gebruikers als een gebruiker, actieve gebruikers en e-mailadressen hebben ten alle tijden een actieve licentie nodig. Anders heb je geen e-mail, cloud opslag en de andere Microsoft 365 voorzieningen.

Even een voorbeeld

De meeste ZZP’ers hebben een e-mailadres met hun eigen naam en een info adres bijvoorbeeld. [email protected] en [email protected] Als je deze overzet naar Microsoft 365 voor bedrijven ziet Microsoft 365 ze als 2 gebruikers. Beide hebben een Microsoft licentie nodig anders werken ze niet.

Een veel voorkomende fout: veel ZZP’ers stappen over naar Microsoft 365 voor bedrijven nemen een adres met hun eigen naam en komen er later achter dat ze hun info adres zijn vergeten of een special e-mail adres die wordt gebruik voor een nieuwsbrief of facturatie systeem.

Tijdens het inventariseren kan je bij je webhosting maatschappij informeren welke adressen je gebruikt. Zodat je in een keer een overzicht hebt van je e-mailadressen. Je kan daarmee snel bepalen welke e-mailadressen overgezet gaan worden die tevens een Microsoft 365 licentie nodig gaan hebben.

Medewerkers in je organisatie

Tijdens het inventariseren is het belangrijk om na te gaan wat je medewerkers nodig hebben. Sommige medewerkers gebruiken bijvoorbeeld alleen e-mail, andere gebruiken het volledige office pakket en werken samen met collega’s.

Licenties kiezen voor je jezelf en je medewerkers.

Zoals ik hierboven al een beetje aan geef is het belangrijk om te kijken naar wat je zelf gebruikt en je medewerkers. De meest voorkomende licenties zijn Exchange e-mail plan 1, Microsoft 365 basis, Microsoft 365 standaard en Microsoft 365 Premium.

Uitleg licenties

Exchange e-mail plan 1
Met een exchange e-mail licentie krijg je 50GB e-mail opslagruimte. (het zit al in de naam) je krijgt alleen e-mail via Microsoft exchange deze licentie wordt het meest gebruikt voor een [email protected] e-mailadres of bijvoorbeeld een nieuwbrief e-mail adres.

Op vrijwel elk apparaat kan je jouw e-mail instellen met deze licentie en alles wordt automatisch gesynchroniseerd. Je krijgt geen OneDrive opslag en geen office apps bij deze licentie.

Microsoft 365 basis
Met deze licentie krijg je een Exchange e-mail, 1TB cloud opslag en je kan gebruik maken van office online (basis office pakket via vrijwel elke browser) Met deze licentie werk je volledig via  de browser, deze licentie wordt het meest gekozen voor medewerkers die bijv. in ochtend een planning krijgen met werkzaamheden en daarna op locatie werken en aan het einde van de dag via de e-mail of een takenlijst hun werkzaamheden afronden.

Microsoft 365 standaard
Dit is de meest gekozen licentie voor bedrijven, Je krijgt Exchange e-mail, 1TB cloud opslag, Microsoft office voor je computer, notebook, tablet en smartphone. Met deze licentie kan een medewerker eigenlijk alle kanten op je kan werken via de browser, of lokaal met je vertrouwde office apps op meerdere systemen. Bijv. een computer op kantoor en de laptop thuis.

Microsoft 365 premium.
De premium licentie geeft je dezelfde mogelijkheden als standaard met een extra beveiliging laag voor je e-mail en cloud opslag genaamd Advanced threat protection. E-mail en bestanden worden gescand op malware, phising en overige bedreigingen om je bedrijfsgegevens te beschermen.

Met Microsoft 365 premium kan je tevens computers en notebooks beheren in je organisatie. Hiermee forceer je bijvoorbeeld dat een medewerker lange wachtwoorden moet gebruiken op zijn/haar computer. Je kan bepaalde Windows onderdelen blokkeren of medewerkers kunnen niet zomaar programma’s installeren.

Het beheren van computers en notebooks is vrij normaal in grotere organisaties. Om te voorkomen dat bestanden niet zomaar verloren gaan en dat er niet zomaar malware wordt geïnstalleerd.

Advanced threat protection (Microsoft defender voor office 365)

Deze extra beveiligingslaag is super handig om te hebben bij Microsoft 365 voor bedrijven. Het beheren van Computer en notebooks is voor ZZP’ers en klein zakelijk niet altijd nodig. Je kan deze beveiligslaag ook toevoegen aan Microsoft 365 basis en standaard. Deze staat onder de invoegtoepassingen genaamd Microsoft defender voor office 365 plan 1 (vanaf € 2,- p.m. per medewerker)

Computers, notebook beheren

Als je liever wel je computers en notebooks wilt beheren in Microsoft 365 dan is het raadzaam om met een Microsoft partner de mogelijkheden te bespreken. Dit mag natuurlijk ook bij mij.

Hoeveel computers, notebooks, tablets en smartphones worden er gebruikt in je organisatie?

Zelfstandigen

Als ZZP’ers is het meestal heel simpel je hebt een computer, notebook je smartphone and thats it. Met een Microsoft 365 standaard of premium licentie kan je al jouw apparaten voorzien van Microsoft office en alles synchroniseren op jouw apparaten.

Bedrijven

Als je meerdere medewerkers in dienst hebt dan wordt het iets anders of als je in toekomst verwacht medewerkers te gaan krijgen. Jouw bedrijfsdata gaat letterlijk zweven in de cloud van de ene naar de andere medewerker. Bij het aanschaffen van licenties voor medewerkers is het raadzaam om na te gaan hoe de betreffende medeweker gebruikt gaat maken van Microsoft 365 zodat ze de juiste licentie krijgen.

Met meerdere medewerkers wil je graag jouw bedrijfs gegevens beschermen. Met Microsoft 365 kan je een beleid instellen (MDM: Mobile device management) die bijvoorbeeld forceert dat medewerkers op al hun apparaten een sterk wachtwoord gebruiken, of versleuteling van smartphones zodat je data niet zomaar gestolen kan worden. Je kan aan geven dat iemand geen scherm foto’s kan maken zodat je bedrijfsgegevens niet zomaar gekopieerd kunnen worden.

Deze mogelijkheden krijg je bij Microsoft 365 basis, standaard en premium. Microsoft 365 premium heeft hiervoor nog meer uitgebreide mogelijkheden voor het beheer van computers, notebooks, tablets en smartphones.

Back-ups van je e-mail en data

Met Microsoft 365 voor bedrijven wordt je e-mail en data opgeslagen in de Microsoft cloud. Bij een hardware storing van de Microsoft server switch je automatisch naar een andere server op een andere locatie om je data te waarborgen.

Microsoft is niet verantwoordelijk voor jouw data bij software problemen, malware of bijv. het per ongeluk verwijderen van bestanden. Het is raadzaam om via bijv. via skykick een dagelijkse back-up te realiseren van je e-mail en data of lokaal via een Synology NAS.