Het is aan te raden om meerdere een back-ups te hebben van je zakelijke bestanden. Mocht je computer, tablet of smartphone namelijk kwijt, beschadigd of besmet raken met een virus, zoals ransomware, kun je je bestanden altijd weer terugzetten op je opgeschoonde of nieuwe apparaat.

Back-ups automatiseren
Een van de voordelen van de hedendaagse techniek is dat je veel meer kan automatiseren en tegelijkertijd controle houdt over je zakelijk bestanden.

1. Start met online werken

Werken in de Cloud kan je hier uitstekend mee helpen. Door online te gaan werken hoef je niet langer zorgen te maken als je computer, notebook bijv. defect raakt of wellicht gestolen wordt aangezien je bestanden online op een server zijn opgeslagen.

Hoe werkt de Cloud ?

De meest voorkomende service is office 365, je e-mail, agenda en bestanden worden online opgeslagen op de servers van Microsoft. Als je de bijhorende apps Microsoft Outlook, OneDrive of een van de Microsoft office apps opent krijg je toegang tot je e-mail, agenda en bestanden. Deze worden online opgehaald en weergegeven. Voor je gevoel verandert er vrij weinig en je kan blijven werken zoals je gewend bent. Bovendien geeft Microsoft Outlook en Microsoft OneDrive je de mogelijkheid om je bestanden lokaal op te slaan op je systeem als je bijvoorbeeld geen internet hebt zodat je nog steeds kan door werken tot je weer internet verbinding hebt.

2. Zorg voor een dagelijkse back-up op een andere locatie

Vervolgens is het belangrijk om een back-up te realiseren op een andere locatie, als je zelf bestanden verwijdert of door ransomware bestanden worden verwijderd dan ben je ze kwijt. Een dagelijkse cloud back-up biedt hierin veel mogelijkheden. Het is voor de meeste nog niet zo duidelijk, maar als je werkt in de cloud dan heb je niet noodzakelijk een back-up van je bestanden. In veel gevallen biedt de leverancier bijv. Microsoft uitsluitend een hardware garantie op de service. Dit betekent wel dat je bestanden op verschillende servers worden gezet. Als een server er opeens mee ophoudt dan wordt je direct over gezet naar de andere server en zelf heb je niet in de gaten dat je van server bent gewisseld. Dit is het enigste onderdeel waar de leverancier garantie op geeft. Met de komst van steeds meer ransomware ( dit zijn voornamelijk e-mail berichten, whatsapp, Messenger berichten die je vragen om ergens op te klikken loop je het risico dat je bestanden worden verwijdert. Of dat je cybercriminelen toegang geeft tot je cloud omgeving, waar ze nog meer schade kunnen aanrichten. )

Als je bestanden warden verwijdert staan ze 14 dagen in de prullenbak voordat ze definitief worden verwijdert. Tenzij de prullenbak al vol stond met bestanden, de kans dat je bestanden zomaar verwijdert is klein. Echter fouten zijn menselijk en voorkomen is nog steeds beter dan maar laten gebeuren.  Cloud back-up systemen maken een kopie van alle e-mail en bestanden in je cloud omgeving en bewaren deze op een andere server. Als er iets met je bestanden gebeurt kan je eenvoudig deze bestanden terugzetten.

Skykick biedt een complete back-up van je office 365 omgeving, deze bestanden worden 1 jaar bewaard. Je kan in een handig portaal door je bestanden zoeken en eenvoudig bestanden of e-mails herstellen. Deze bestanden of e-mails worden terug gezet in een herstel map, bestaande bestanden worden niet overschreven. Als je bijv. een e-mail herstelt dan verschijnt er in Microsoft Outlook een map met herstel of recovery en de e-mail die je hebt herstelt staat in die map.

3. Bewaar je back-ups ook lokaal.

Hartstikke leuk al je bestanden in de cloud, echter voor sommige bedrijven is het verplicht om een lokaal exemplaar van je bestanden op locatie te hebben. Of zoals mij, vind ik het prettig om mijn bestanden ook lokaal te hebben. Een Synology NAS biedt hierin handige mogelijkheden. Ik vind het heerlijk om te werken in de cloud, echter vind ik het heel fijn als ik ook lokaal bij mijn bestanden kan mocht het nodig zijn. Voornamelijk vanwege wettelijk verplichtingen vind ik het erg prettig dat ik fysiek een schijf heb waar al mijn bestanden op staan.

Een Nas is een netwerk harde schijf die je aansluit aan het internet.

Met actief back-up voor office 365 van Synology kan je verbinden met je office 365 omgeving er wordt automatisch een back-up gemaakt van je e-mail en bestanden op de NAS. Dit werkt hetzelfde als bij skykick, als je bestanden wilt terug zetten kan je lokaal inloggen op de NAS en deze bestanden herstellen of deze lokaal benaderen in je netwerk en zelf de bestanden kopiëren. Als je een Synology NAS gaat gebruiken dan is het raadzaam om er een te kiezen met 2 harde schijven, zodat de NAS automatisch een back-up van de bestanden opslaat op de 2e harde schijf. Mocht een harde schijf defect gaan dan staat er een back-up op de 2e schijf.