Mailbox en/of Agenda delen met een VA (Virtuele assistent).

Als je jouw mailbox en/of agenda wilt delen met een Virtuele Assistent zijn er een aantal zaken waar je rekening mee dient te houden om ervoor te zorgen dat bepaalde bedrijfsgegevens niet op de verkeerde plek terecht komen.

Maak duidelijke afspraken en stel een verwerkingsovereenkomst op.

Het is van belang dat er wordt afgesproken welke gegevens inzichtelijk zijn voor de virtuele assistent. Omdat virtuele assistenten op afstand werken heb je geen inzicht wat er met de bedrijfsgegevens gebeurt die de virtuele assistent te zien krijgt.

Maak duidelijke afspraken wat de virtuele assistent wel en niet mag zien of kan bewerken. Maak daarna samen afspraken over de digitale veiligheid van deze bedrijfsgegevens. Een virtuele assistent die bijvoorbeeld jouw mailbox beheert en per ongeluk op een phising link klikt kan jouw bedrijf daarmee in gevaar brengen of er ontstaat een probleem bij de virtuele assistent.

In beide gevallen is het belangrijk dat de digitale veiligheid van jouw bedrijf en van de virtuele assistent goed op orde is. Zie ook de aanbevelingen van het digital trust center.

In de verwerkingsovereenkomst spreek je af welke bedrijfsgegevens worden gedeeld en je kan hier de afspraken voor de digitale veiligheid aan toevoegen zodat beide partijen de digitale veiligheid van hun bedrijf up-to-date houden. Een van deze voorwaarde kan bijvoorbeeld zijn dat beide partijen maandelijks cybersecurity trainingen volgen.

Jouw mailbox en agenda delen met een Virtuele assistent via Microsoft 365 voor Bedrijven.

Als je jouw mailbox en/of agenda laat beheren door een virtuele assistent dan maak je een extra gebruiker aan in jouw Microsoft 365 voor Bedrijven omgeving. Deze gebruiker noem je bijvoorbeeld [email protected] of [email protected].

Hiermee heb je een bijkomend voordeel dat jij als bedrijf beter de digitale veiligheid van jouw bedrijf kan waarborgen. Je voegt bijv. 2 staps verificatie toe aan het account, je kan bepalen hoe de virtuele assistent toegang krijgt tot alle gegevens of indien nodig kan je de toegang blokkeren als er iets fout gaat.

In tegenstelling tot andere apps blijft alles binnen jouw organisatie.

Welke licentie heeft de virtuele assistent nodig?

Microsoft 365 basis is de meest gekozen licentie, hiermee kan de virtuele assistent aanmelden via de browser en eventuele het account aanmelden via Microsoft Outlook.

Wil je meer controle vanwege gevoelige klantgegevens vanwege de regels van de AVG wetgeving of NIS2. Dan kan je het beste kiezen voor Microsoft 365 voor Bedrijven premium. Met deze licentie kan je speciale regels toepassen bijv. het gebruik van sterke pincodes of dat jouw mailbox enkel toegankelijk is via een browser. (De mailbox mag niet gekoppeld worden aan outlook, zodat er geen gegevens offline worden opgeslagen).

Jouw mailbox delen met de virtuele assistent.

Binnen Microsoft 365 voor Bedrijven bij het gebruikers beheer kan je bij het account van de Virtuele assistent aan geven welke mailbox ze mag beheren. Je kan kiezen voor alleen lezen of lezen en bewerken dit geheel afhankelijk van de taken van de Virtuele assistent.

Jouw agenda delen met de virtuele assistent.

De makkelijkste manier is via outlook.office365.com meld je aan met jouw account, ga naar jouw agenda en selecteer agenda delen. Vul het e-mailadres van de virtuele assistent in en geef aan wat de virtuele assistent mag zien of bewerken.

Je kan jouw agenda delen met bijv. alleen beschikbaarheid. Dan ziet de virtuele assistent alleen of je beschikbaar bent en kan nieuwe afspraken voor jouw toevoegen.

Of je kan jouw agenda delen met alle informatie en de mogelijkheid om alles te bewerken, hiermee zijn klantgegevens en notities zichtbaar. De virtuele assistent kan alles in de agenda beheren, dit erg handig als je een virtuele assistent hebt met een telefoonservice die jouw klanten te woord staat als je niet bereikbaar bent.

Digitale veiligheid met een virtuele assistent.

Een virtuele assistent biedt veel praktisch voordelen omdat je bepaalde werkzaamheden eenvoudig kan uitbesteden. Het is enkel belangrijk dat je van elkaar duidelijke afspraken maakt rondom de digitale veiligheid. Je hebt samen een gedeelde verantwoordelijkheid om de klant, bedrijfsgegevens te waarborgen.