Een van de basis principes van het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) zijn bruikbare back-ups voor jouw bedrijf. Veel ondernemers denken als ze hun e-mail en bestanden opslaan in de cloud dat ze automatisch een back-up hebben, dit is echter niet zo.
Door te werken in cloud heb je toegang tot jouw e-mail, bestanden vanaf vrijwel elk apparaat vanaf vrijwel elke locatie. Het geeft je veel vrijheid en verhoogd de productiviteit.
Je werkt echter constant met jouw e-mail en bestanden, bij een sync fout, per ongeluk verwijderen of erger een kwaadwillende link(s) (Phishing) of ransomware zijn deze e-mail, bestanden niet toegankelijk of erger compleet verwijderd.
Als het gaat gebeurt denk je pas heb ik een goede back-up om dit te herstellen?
Een goede back-up is als een vangnet, als er iets gebeurt om zo snel mogelijk een herstel te kunnen uitvoeren. Het is belangrijk om meerdere back-ups te hebben en deze regelmatig te testen.
Een goede back-up maken met de 3-2-1 back-up regel.
Zorg voor 3 versies van je gegevens, maak gebruik van 2 verschillende back-up oplossing en 1 kopie op een andere locatie. (voorkeur offline) Hieronder zal ik een voorbeeld geven hoe je meerdere back-ups kan realiseren als je gebruik maakt van Microsoft 365 voor Bedrijven.
Een cloud back-up service gebruiken.
De makkelijkste manier om een back-up te realiseren voor Microsoft 365 voor Bedrijven is via een cloud back-up service. Bij deze service wordt er dagelijks een kopie gemaakt van alle e-mail en bestanden naar een ander datacenter.
Een cloud back-up service is eenvoudig te gebruiken, je hoeft alleen de service te koppelen aan jouw Microsoft 365 tenant en je kan daarna alles vanuit een centraal online portaal beheren. Aanbevolen cloud back-up service diensten zijn Dropsuite, (ninjaone) Synology C2 of Redstor.
Waarop op letten bij het uitkiezen van een goede cloud back-up service?
Zorg ervoor dat je kiest voor een cloud back-up service die jouw back-up opslaat in de EU, om te voldoen aan wet en regelgeving. Controleer hoe lang jouw back-up wordt bewaard, (retentie tijd) na een bepaalde periode wordt de oudste versie van jouw e-mail en bestanden verwijderd.
Voor sommige beroepen moet je voldoen aan een langere retentie periode zoals advocaten of mediators.
Als laatste controleer vooraf de herstel mogelijkheden, zodat je vooraf ervaart en ziet hoe je een herstel kan uitvoeren. Bij Redstor kan je bijvoorbeeld jouw back-up streamen naar jouw computer of notebook binnen paar minuten om heel snel bestanden te herstellen.
Een Synology NAS gebruiken.
Een Synology NAS is een netwerk harde schijf die je op kantoor of jouw thuiswerkplek aansluit aan het internet en koppelt met jouw Microsoft 365 voor Bedrijven tenant. Vergelijkbaar met een cloud back-up service, alleen alle data staat bij jouw lokaal op locatie en niet in een ander datacenter.
Een Synology NAS kan je zien als een mini server en heeft continue onderhoud nodig rondom software updates en hardware controles om er zeker van te zijn dat alles goed blijft werken. Let op als je kiest voor een Synology NAS dat je duidelijk afspraken maakt met je IT-partner rondom onderhoud of dat je zelf technisch gezien weet wat je zelf moet realiseren.
Waarop letten bij de aanschaf van een Synology NAS?
Een Synology NAS kan je kopen in verschillende uitvoeringen met , 2, 4, 6 of meer harde schijven. (bays) Als je een NAS hebt met 2 harde schijven gebruik je 1 harde schijf voor het opslaan van jouw e-mail, bestanden en de 2e harde schijf maakt automatisch een kopie van de 1e harde schijf.
Mocht de 1e harde schijf defect raken kan je deze wisselen zonder vrijwel data verlies, als je kiest voor een Synology NAS met meerdere harde schijven verklein je de kans op dataverlies.
Een Synology NAS heeft een CPU en werkgeheugen, net zoals je computer en notebook bepalen de CPU en werkgeheugen de snelheid van het apparaat. De basis modellen van Synology worden uitgerust met een simpele CPU en minimaal werkgeheugen.
Afhankelijk hoeveel back-up je gaat beheren via de Synology NAS heb je een model nodig met een hogere CPU en meer werkgeheugen of een upgrade van een basis model. Het is belangrijk om dit van te voren te bespreken met jouw IT Partner voordat je een Synology NAS aanschaft.
Zorg ervoor dat je back-up maakt van jouw Synology NAS, bij een brand of diefstal kan je jouw data kwijtraken. Via Synology kan je back-ups maken van jouw Synology NAS via hun cloud back-up service, (Synology C2 storage) een externe HDD of naar een andere Synology NAS.
Het is belangrijk om dit van te voren te bespreken met jouw ICT Partner om alles goed te realiseren.
Een externe HDD gebruiken.
Een externe harde schijf is nog steeds een praktisch oplossing om een back-up te maken van jouw e-mail en bestanden. Het is ook een praktisch oplossing als offline back-up, je moet alleen zelf iedere keer de back-ups maken en controleren.
In tegenstelling tot een cloud back-up service of Synology NAS wordt er automatisch een back-up gerealiseerd. Met een externe harde schijf doe je dit bijvoorbeeld maandelijks of wekelijks helemaal zelf.
Het is belangrijk om een goede routine te ontwikkelen, kies voor een vaste dag en tijd waarop je de back-up realiseert.
Het is tevens raadzaam om 2 externe harde schijven te gebruiken als je back-ups maakt, mocht een externe harde schijf defect raken ben je niet direct alles kwijt.
Back-ups testen en monitoren.
Het is belangrijk om jouw back-ups te testen en te controleren bij de automatische back-ups of alles goed gaat. Het testen van back-ups gebeurt meestal op het moment als er problemen zijn en er moeten e-mail of bestanden worden herstelt.
Bedrijven komen er in zon moment weleens achter dat de automatisch back-up al enige tijd een aantal fouten had gemeld waardoor ze niet alles kunnen herstellen. Super vervelend zeker als je het had kunne voorkomen door deze foutmeldingen tijdig op te volgen en back-up regelmatig te testen.
Ook hier geldt zorg voor een goede back-up routine zodat deze zaken tijdig worden gecontroleerd en getest, je kan hiervoor ook afspraken met jouw ICT Partner om je daarbij te helpen of om jouw een reminder te sturen ter controle.
