In Microsoft 365 voor bedrijven is het delen van bestanden met een anonieme link een veelgebruikte functie. Je stuurt eenvoudig een link naar een document, en de ontvanger kan het openen zonder in te loggen. Ideaal voor snelle samenwerking met mensen buiten je organisatie.
Maar wat gebeurt er daarna?
Het risico van vergeten deel links in Microsoft 365 voor bedrijven.
Stel je voor: je deelt een Excel-bestand met een externe partner voor een project. Het project is na een paar weken afgerond, maar de link blijft bestaan. Je vergeet dat je het ooit gedeeld hebt. Maanden later is die link nog steeds actief – en iedereen met de link kan het bestand nog openen.
Dat zorgt voor onrust. Je vraagt je af:
- “Wat heb ik eigenlijk allemaal gedeeld?”
- “Wie heeft daar nu nog toegang toe?”
- “Moet ik al mijn gedeelde links eens nalopen?”
En dat is precies het probleem: mensen vergeten wat ze gedeeld hebben. En dat maakt het lastig om grip te houden op je data.
Automatisch verlopen links: een slimme standaard.
Daarom stellen steeds meer organisaties in bij het deel beleid (sharepoint beheer centrum > deel beleid) het automatisch laten verlopen van anonieme deel-links, bijvoorbeeld na 30 dagen. Na die periode werkt de link niet meer, tenzij je deze bewust opnieuw activeert.
Voor de eindgebruiker betekent dit:
- Geen extra handelingen bij het delen.
- Geen zorgen over vergeten links.
- Geen noodzaak om handmatig oude links op te sporen en in te trekken
Door deze maatregel ontstaat er rust. Je weet dat gedeelde informatie niet eindeloos beschikbaar blijft. De toegang is tijdelijk, precies zoals vaak de bedoeling is. En als iemand later toch nog toegang nodig heeft? Dan deel je het opnieuw – bewust en gecontroleerd.
Heb je al een goed deel beleid binnen jouw organisatie, doe onze gratis M365 Quicksan.
