Wekelijks onderhoud
( ) E-mail opruimen
Even lekker op vrijdag je postvak in opschonen, verplaats de belangrijke e-mails in mappen of archiefeer deze e-mails. Verwijder de e-mail in je spam box en verwijder alles in de prullenbak. Dat ruimt gelijk.
( ) Bureaublad opruimen
Meestal bewaren we verschillende bestanden op het bureaublad. Het bureaublad is meestal in ons gezichtsveld, hoe meer er staat hoe meer dit in je hoofd rondspookt. Aan het einde van de week is dit ook een mooi moment om alles even op te ruimen.
( ) Downloads opruimen
Gedurende week downloaden we bestanden, het meeste gebruik je maar een keer. Verplaats je belangrijke download naar je werkmap bijv. Microsoft OneDrive of Microsoft Teams en verwijder de bestanden die je niet meer nodig hebt.
( ) Beveiliging en back-up controleren
Open je antivirusprogramma kijk even of er geen meldingen open, is alles netjes up-to-date. Hetzelfde geldt voor je back-up systeem, log even in bij je cloud back-up of Synology NAS om te zien of de recente back-ups goed zijn gegaan. Dit geeft ook rust in je hoofd, de wetenschap dat op de achtergrond alles werkt.
( ) Taken maken voor Maandag
Alles waar je niet aan toe bent gekomen of gepland hebt voor de aankomende week. Schrijf het op een taken lijst of gebruik bijv. Microsoft To-Do of planner. Je zal zien hoe meer je het doet hoe meer je leeg wordt in je hoofd en dat geeft rust.
Geniet van je weekend, doe even iets anders dan je werk.
Maandelijks onderhoud
Vooral de laatste week van de maand is het fijn om even alle update uit te voeren.
( ) App updates
Meestal gaan app updates voor Windows, MacOS, iOS en Android automatisch, aan het einde van de maand is het een mooi moment om deze te controleren en indien nodig te installeren.
( ) Systeem updates
Grote updates voor Windows, MacOS, iOS en Android stellen we meestal uit. Het kan even duren voordat alles is geïnstalleerd. Aan het einde van de maand is het een praktisch moment om deze updates te installeren.
Jaarlijks onderhoud
( ) E-mails archiveren
Het nieuwe jaar lekker opgeruimd beginnen door je e-mails van het vorige jaar te archiveren. Gebruik je Exchange online via Microsoft 365 dan kan dit automatisch met de archiveren functie.
( ) E-mail, agenda en contacten exporteren
Ook al heb je een back-up systeem van je e-mail en bestanden is het raadzaam om jaarlijks je gehele mailbox te exporteren naar een .pst bestanden (bij Apple) en deze apart ergens anders op te slaan. Zie het maar als een failsafe back-up
( ) een kopie van je bestanden exporteren
Hetzelfde geldt voor je bestanden ook al heb je een back-up systeem maak van al je bestanden bijv. een zip bestand (archief met al jouw bestanden van het afgelopen jaar) en verplaats deze naar een andere locatie.
( ) Boekhouding exporteren
Zelf gebruik ik informer online en alles wat ik erin bewaar wordt automatisch geëxporteerd naar Dropbox. Jaarlijks verzamel ik het boekjaar en maak een export naar een andere locatie. Het kan zijn dat dit met jouw pakket ook mogelijk is of je moet het handmatig doen in beide gevallen is het einde van het jaar een mooi moment om dit even te realiseren.
( ) Wachtwoorden aanpassen
Het is raadzaam om jaarlijks je wachtwoorden aan te passen of gebruik een wachtwoord manager. BIjv. Kaspersky wachtwoord manager, wachtwoord beheer in Microsoft Edge of in Safari met de Apple sleutelhanger
( ) 2 staps verificatie back-up controleren
Als je gebruik maakt van de Microsoft authenticator dan wordt er automatisch een back-up gemaakt van jouw codes in jouw Microsoft-account of via iCloud. Als je jouw smartphone kwijtraakt dan kan je met deze back-up jouw codes herstellen.
Bij sommige providers krijg je speciale herstel codes dit is ook een mooi moment of even na te gaan of je alle herstel codes hebt.
( ) jaarlijks adviesgesprek
Elke jaar is het handig om met je ICT-partner om tafel te zitten om even te bespreken of er nog verbeterpunten zijn voor het komende jaar. Dit is een mooi moment om na te gaan of alles nog steeds verloop zoals je hebt voorgesteld en dat je gevoel hierbij goed is.
Dit is goed voor je eigen Chi (jouw adem, flow) en de manier hoe je techniek wilt blijven gebruiken.
