Het zal maar gebeuren je computer, notebook valt opeens uit of start niet meer op. Je kunt hierdoor niet aan het werk of in erge gevallen vanwege een virus of verkeerde handeling loop je het risico belangrijke gegevens te verliezen. De meeste bedrijven die ik spreek ervaren dit pas als het ook gebeurt en hebben van te voren geen voorzorgs maatregelingen genomen.

En dat is niet zo vreemd het zijn tenslotte taken die je voor je bedrijf moet realiseren en in moet investeren waar we eigenlijk geen zin in hebben of gewoon onvoldoende verstand van hebben.

Toch is het realiseren van goede apparatuur, een goede back-up (bij voorkeur meerdere) en beveiliging de basis van je bedrijf.

In dit artikel ga ik je in het kort vertellen hoe je deze zaken kan realiseren en waarom periodieke controles en onderhoud belangrijk zijn.

Kies voor goede apparatuur (Computers, notebook)

Het kiezen van een computer of notebook is voor de meeste een computerwinkel binnen lopen, vertellen wat je ermee gaat doen en uiteindelijk er een uitkiezen die je mooi vindt.

Echter het is juist belangrijk dat bij een storing of hardware falen je zo snel mogelijk weer aan de slag kan. De garantie en service afspraken van de leverancier zijn belangrijker voor je bedrijf dan het systeem zelf.

Asus: levert standaard 2 jaar garantie op hun systemen, meestal binnen 3 a 5 werkdagen retour bij hardware falen

Microsoft: Microsoft heeft voor hun Microsoft Surface apparaten het Microsoft complete programma, bij een hardware storing wordt binnen 1 a 2 werkdag je defecte surface omgeruild. De garantie periode is 3 jaar

Apple: Apple heeft voor zijn producten een vergelijkbare oplossing met apple care+, de garantie periode is 3 jaar.

Je geeft zelf hiermee meer zekerheid, het wordt door de fabrikant gerealiseerd waardoor je ook niet terug hoeft naar de computerwinkel. Bij de meeste computerwinkel duurt het langer omdat alle defecte apparatuur bijv. aan het einde van de week naar de fabrikant worden toegestuurd.

Een extra computer

Als je erg afhankelijk bent van je computer, notebook. Dan is het raadzaam om 2 systemen te hebben. Bijv. een vaste computer op je kantoor en een laptop voor onderweg. Bij een storing is de kans klein dat beide apparaten een storing hebben. Zo kan je systeem A terug sturen voor garantie en in de tussentijd verder werken met systeem B.

Een goede back-up realiseren

De meeste bedrijven werken ondertussen via de cloud met office 365 voor bedrijven. Hiermee sla je jouw e-mail en bestanden op in de cloud en zolang je deze niet verwijderd blijven ze in de cloud bewaard. Als je systeem crasht heb je nog steeds toegang tot deze gegevens via een ander systeem.

Het is belangrijk om te weten dat cloud leveranciers enkel garantie geven op de hardware die ze leveren voor de cloud diensten. Ze zijn niet verantwoordelijk voor jouw gegevens. Er zijn 2 manieren om een back-up te realiseren voor je cloud omgeving.

1. Via een Cloud back-up provider bijv. Skykick dan wordt er dagelijks een back-up gemaakt van je office 365 omgeving en opgeslagen in een apart datacenter. Als je iets kwijt raakt in office 365 dan kan je het via Skykick eenvoudig herstellen.
2. Via een Synology NAS, een nas is een netwerk harde schijf die net zoals skykick dagelijks een back-up van je omgeving. Je bent alleen zelf verantwoordelijk voor de hardware (de Synology NAS). Je hebt het voordeel dat je bestanden ook lokaal beschikbaar zijn in niet alleen in de cloud.

Als je het natuurlijk in een keer goed wil doen dan kies je beide oplossingen zodat je een back-up hebt op meerdere plekken. Het kwijt raken van bestanden kan grote gevolgen hebben voor je onderneming.

De beveiliging van je bedrijf.

Werken met computer is hartstikke leuk, er zijn helaas ook veel gevaren zoals virussen, malware en hackers. Die zijn wat minder leuk, zeker als het om je bedrijfsgegevens gaat.

Hieronder in het kort de zaken die je hoort te regelen voor je bedrijf.

1. Software update: steek je hand op als je liever software update uitstelt. Software updates lossen verschillende problemen op van het besturingssysteem of leveren beveiliging updates. Ze zijn heel belangrijk en raadzaam om elke week deze uit te voeren als ze beschikbaar zijn. Zet bijv. maandag of vrijdag een herhaal moment in je agenda updates controleren en je houdt alles eenvoudig up-to-date
2. Antivirus beveiliging: Windows, Android ook voor MacOS zijn er verschillende antivirus pakketten beschikbaar om je apparaten te beschermen. Geen antivirus is vragen om problemen, hier geldt gewoon zorg voor een goede antivirus en controleer wekelijks het rapport van het pakket.
3. E-mail beveiliging: Voor je e-mail is het handig om een anti spam filter te hebben zodat onnodige phising berichten automatisch worden opgeruimd. Als je per ongeluk op een phising bericht klikt is de kans groot dat hackers toegang krijgen tot je bedrijfsgegevens. Als je gebruik maakt van office 365 kan je advanced threat protection toevoegen aan je pakket. Hiermee krijg je een extra beveiligings laad die automatisch alle bijlages en klikbare links scant voor phising en hacktools.
4. Gebruik sterke wachtwoorden: heel logisch maar het zou je verbazen hoeveel mensen wachtwoorden gebruiken als wachtwoord, passwoord, 12345 alleen om dat ze het vervelend vinden. Gebruik op je systemen een wachtwoord van min. 8 tekens met een speciaal teken en cijfer. Anders maak je het hackers te makkelijk om bij je gegevens te komen.
5. Versleutel je netwerk: hacker kunnen via een openbaar netwerk (gratis wifi) heel makkelijk toegang krijgen tot je bedrijfsgegevens. Ook via jouw verbinding naar het internet is het steeds makkelijker voor ze om bij jouw gegevens te komen. Met een VPN (bijv. Goose VPN) versleutel je de verbinding van jouw systeem naar het internet. Zie het maar als een sterk wachtwoord op je wifi netwerk. Hiermee kunnen hackers niet zomaar bij je bedrijfsgegevens komen.
6. Versleutel je systemen: naast een wachtwoord op je systemen denk hierbij ook aan je tablet en smartphone kan je deze versleutelen. Windows heeft hiervoor Bitlocker, Apple filevault en mobiele apparaten kan je versleutelen via Mobile device management van office 365. Je data is dan niet zomaar toegankelijk voor iemand anders of als je systeem gestolen wordt kunnen ze niet bij de gegevens.

Periodiek onderhoud voor je bedrijf.

Voor alle genoemde zaken hierboven die je deze punten wekelijks of maandelijks te controleren of alles nog steeds naar behoren werkt. Niet altijd even leuk echter het is raadzaam om wekelijks of maandelijks tijd vrij te houden in je agenda om deze taken te onderhouden.

Liever uitbesteden

Natuurlijk kan je het ook uitbesteden als je het zelf te druk hebt met je onderneming kan je het bijvoorbeeld aan ons uitbesteden via een van onze service abonnementen.